Les formulaires mobiles

visuel les formulaires

Vous avez très certainement tous déjà rempli un formulaire : une inscription à l’école, des dossiers administratifs ayant découragé plus d’un, une enquête de satisfaction… Ainsi vous êtes régulièrement sollicité par les marques, par les organismes, dans le but de glaner des informations. Mais connaissez-vous les formulaires mobiles ?

Aujourd’hui avec la numérisation, beaucoup d’entreprises optent pour des outils plus évolués et innovants que la simple feuille de papier qui vous avait été remis (et que l’on perd souvent d’ailleurs).

Alors, vous êtes-vous déjà demandé pourquoi choisir d’intégrer une stratégie de formulaires via des applications mobiles pour leur organisation ? La réponse à cette question ne va-t-elle pas plus loin que la simple transition écologique ?

 

I- Que sont les formulaires mobiles ?

 

Définition

Ils se définissent comme une application de formulaire électronique ou numérique, fonctionnant sur smartphone ou tablette, permettant aux utilisateurs d’y inscrire un certain nombre de données, et de les envoyer au destinataire qui va exploiter ces informations. Ils ont d’abord été mis en place afin de remplacer les formulaires papiers, proposant ainsi un système automatisé, augmentant alors la productivité et apportant un impact positif sur l’écologie.

Ces formulaires numériques peuvent être utilisés dans plusieurs cas différents (avec des exemples d’applications mobiles) :

Comme on peut le voir, ils en existent autant que de possibilités aux Scrabbles, ayant chacun un intérêt particulier. Outils indispensables dans toute structure afin de faire parvenir l’information, il est tout de fois nécessaire d’identifier les plus pertinents à votre activité.

Et comme on le sait :

citation rien ne sert de choisir, il faut d'abord comprendre

 

Bon d’accord, je l’ai totalement inventée.

 

Comment fonctionne les formulaires mobiles ?

 

Parce qu’on peut expliquer mille fois à mille personnes, non, on peut expliquer une fois à mille personnes, mais on ne peut pas expliquer mille fois à mille personnes. Non, on peut expliquer une fois à mille personne… Non. Bon un tableau :

 

Les formulaires numériques avec Shapper

 

 

Création du formulaire

Dans un premier temps, vous créez votre formulaire mobile à l’aide d’un back-office comme celui de Shapper

 

Le mobinaute accède à votre formulaire

L’utilisateur de votre application mobile va alors pouvoir découvrir votre formulaire mobile et constater ce que vous lui demandez

 

Réponse et envoi

Ce dernier va alors remplir les différents champs (ils peuvent être de différentes natures) avec les données qui lui sont demandées, puis envoyer ses réponses

 

Envoi au serveur

La réponse du formulaire est envoyée au serveur de l’application mobile. Elle est alors stockée, traitée et éventuellement redirigée vers un autre système d’information via un connecteur web-service

 

Traitement du formulaire en local

Dans le cas où votre formulaire contiendrait un script, le résultat de ce dernier apparaît alors immédiatement sur l’appareil, puisqu’il est lancé directement depuis le smartphone.

Cela peut servir pour de la vérification de contraintes (valeur min-max) ou pour des calculs simples (comme calculer une surface)

 

Nous sommes donc d’accord pour dire que c’est plus clair. 😃

Alors dans ce cas, nous pouvons passer à la suite.

 

II- Les avantages à mettre en place une stratégie de formulaires mobiles

 

Amélioration de la productivité

 

Aujourd’hui, la productivité est un élément essentiel pour toute organisation souhaitant croître et se différencier.

Grâce aux formulaires mobiles, vous partez alors du principe que tous vos processus sont facilités. Vous récoltez ainsi un certain nombre de données sur vos utilisateurs, clients, partenaires … (la liste est longue), pouvant être réutilisées très simplement, améliorant votre production en fonction de ces mêmes données. De plus, ces informations sont récoltées de manière efficiente et efficace, grâce à un outil mobile et ergonomique (nous en reparlerons dans la partie optimisations). De ce fait, vous optez pour une solution qui permettra à moindre contrainte, d’augmenter votre production, grâce à ce moyen.

Nous nous y retrouvons donc bien, avec une augmentation de la production (collecte et traitement des données) via un moyen rapide et simple d’utilisation (les formulaires numériques), améliorant ainsi la productivité.

C’est pas génial ? 😃

Oui merci Shellpy, pour tes remarques toujours aussi… pertinentes…

 

Un gain de temps et d’argent

 

Tout en reconnaissant que les processus passant par le format papier prennent parfois du temps, on peut supposer qu’à l’ère du numérique ces délais sont considérablement réduits, notamment grâce aux formulaires mobiles.

Vous voulez un exemple ?

schéma délais papier vs numérique

 

Schéma 1

Comme nous pouvons le voir sur le schéma 1 (ou au moins imaginez), Shellpy envoi un document à l’un de ses collègues. Nous sommes sur des délais assez longs, puisque ce qui est envoyé peut passer par plusieurs intermédiaires, avant d’arriver jusqu’au destinataire final. De plus, on peut même imaginer que le document au cours de son voyage se dégrade ou se perde. Sans oublier que les informations du formulaire papier doivent souvent être retranscrites dans un outil numérique avec le risque d’erreurs de saisie.  Vous comprendrez facilement que ce mode de fonctionnement embarque un grand nombre d’inconvénients.

Schéma 2

Cependant Shellpy est malin, ayant conscience du temps qu’il perd à transmettre des informations à ses équipes, il décide de mettre en place une stratégie de formulaires mobiles (schéma 2). Chaque salarié, client, ou autre utilisateur possède un compte dans son application mobile, lui permettant d’envoyer à tout instant et immédiatement, le document en question à la personne de son choix. Les informations sont accessibles et éventuellement importer automatiquement dans votre tableur préféré.

Rappelez-vous ce que vous avez découvert sur les notifications push, vous optez grâce aux applications mobiles, une stratégie ATAWAD (je vous invite à consulter l’article sur les notifications push si vous pensez qu’ATAWAD est une équipe de foot en ligne). Le destinataire remarque une erreur sur le document reçu. Plutôt que d’attendre pour corriger cette erreur, un formulaire mobile est rempli signalant l’erreur. Notifié, Shellpy reçoit l’information rapidement, lui permettant de traiter immédiatement la requête.

Résultat des courses, Shellpy grâce aux formulaires numériques évite désormais d’être confronté par certaines problématiques d’entreprise pour cause de délais trop longs, erreurs de ressaisie, en étant notifié instantanément grâce aux formulaires mobiles complétés par ses salariés.

 

Une qualité de service améliorée et accélérée

 

Les formulaires mobiles permettent de mieux répondre aux exigences des clients, améliorant les activités en relation avec ces consommateurs. En effet, il est désormais possible de compléter, enrichir une intervention avec de la géolocalisation, une heure et une date, une prise de photo et éventuellement une signature numérisée. Cela permet notamment d’avoir des statistiques précises sur le déroulé du travail, et de pouvoir rapidement apporter des solutions en conséquence.

 

Des risques atténués et une éliminations des erreurs de process

 

J’ai une question pour vous (il n’y aura pas de gain à la clé, désolé). Avez-vous déjà réfléchit aux coûts engendrés par la perte d’informations ? Un document important, un dossier, n’est-ce pas la hantise de certain d’entre vous ? Dans cette situation, les formulaires numériques pourraient réduire le risque. En effet, l’un des premiers avantages est que l’ensemble des données récoltées sont dématérialisées. Alors, vous comprendrez aisément que ce risque d’altération et/ou de perte des informations s’en retrouve fortement diminué.

Grâce aux applications mobiles, il est désormais abordable pour tous de remplir différents champs depuis son smartphone, et retrouver les informations via un back-office web comme Shapper pour les entreprises, afin de les conserver et traiter en tout quiétude dans un tableur ou un logiciel (ERP, CRM ou autres) via des connecteurs numériques.

 

Une facilité d’utilisation

 

Tout ce système dont nous parlons est très simple d’utilisation.

Ayez conscience que cette stratégie de formulaires mobiles vous fait gagner du temps à tous les niveaux. En effet, la multiplicité des usages permettent de d’adapter l’outil à tout type de situation. Vous êtes face à un client sur le terrain, mais il vous manque de la documentation.

Grâce aux formulaires mobiles, il vous sera en effet possible grâce à votre smartphone, de définir les tâches à réaliser avant votre rendez-vous. Ainsi, en plus de savoir ce que vous avez à faire avec votre interlocuteur car vous avez contentieusement préparé ce dernier, vous allez pouvoir récolter son nom et son adresse e-mail, afin de lui envoyer la dite documentation. Nous pouvons même envisager que l’utilisateur remplisse un formulaire de satisfaction dans le même temps ! La démarche est donc simplifiée, autant pour le salarié (qui n’a pas forcément besoin d’être formé) que pour le client !

Appliquez cette logique à tous les cas d’usages des formulaires numériques (vous en aviez en début d’article notamment), et vous vous apercevrez de l’intérêt de posséder des outils simples d’utilisations, tout en restant efficaces.

 

Un signe d’engagement dans une démarche de développement durable et RSE

 

Commençons cette partie par un rappel technique :

« La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) désigne la prise en compte par les entreprises, sur base volontaire, des enjeux, sociaux et éthiques dans leurs activités. »

Puis, « Le développement durable est un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre aux leurs. »

Alors, voici l’un des plus gros enjeux de la numérisation : la réduction l’empreinte carbone.

En effet, les formulaires mobiles peuvent remplacer les traditionnels formulaires papier et listes en tout genre. Cette révolution technologique réduit considérablement la quantité de papier utilisée dans les organisations, peu importe son type. En plus d’avoir un impact positif sur votre planète, vous pouvez également vous dire que c’est aussi un excellent moyen de faire des économies. En outre, dans un environnement hyper-concurrentiel où l’e-réputation prend toujours plus d’ampleur au fil des années, comprenez que cette optique aura un impact positif sur votre image de marque.

Et si je ne vous ai toujours pas convaincu, je vous conseille également de consulter le site de l’AFNOR concernant le Label Engagé RSE, ajoutant également une corde à votre arc pour son obtention.

 

Un mode off-line des formulaires mobiles bien pratique

 

Pour finir cette section des avantages qu’apportent les formulaires mobiles dans toute organisation, nous allons parler du mode hors-connexion.

En effet, ces formulaires mobiles peuvent être complétés facilement sans connectivité réseau. Les données sont alors automatiquement envoyées une fois la connexion rétablie. Cela permet donc de travailler sans soucis dans des zones plutôt isolées ou avec une faible connectivité, tout en conservant les bénéfices apportés par les formulaires numériques.

Autrement, il est également envisageable de considérer votre formulaire comme un outil de travail, pour vous. Par exemple, je suis un peintre dans le bâtiment, et je dois travailler sur une surface précise. Je connais les dimensions, mais je n’ai rien sous la main qui me permette de calculer la quantité de peinture dans j’aurais besoin pour peindre cette surface. Alors avant de venir sur le terrain, j’ai créé un formulaire mobile couplé avec un script de calcul me permettant même hors-ligne, de calculer cette quantité en indiquant dans mes champs un certain nombre d’informations. Surprise, lorsque j’ai terminé la complétion de mon formulaire mobile, je connais exactement ce dont j’ai besoin pour travailler correctement. Magique non ? 😃 

 

 Conclusion

 

 

Et si on testait les formulaires mobiles ? Cliquez sur le bouton ci-dessous !

 

Créer mon app personnalisée

 

 

No comments yet.

Laisser un commentaire